Impostos em e-Commerce B2B, 4 formas de resolver

Este é um assunto recorrente em todas minhas conversas com empresas que vendem B2B, sejam elas indústrias, importadores ou distribuidores. Na venda B2B, o cálculo do imposto é uma parte importante do processo de venda. IPI, ICM, ST, Difal, etc. Como calcular, como exibir e como gerenciar este cenário que invariavelmente é uma dor de cabeça para a grande maioria das empresas?

Num pais que as regras (e guerras) fiscais mudam constantemente e são extremamente complexas, beirando a insanidade para qualquer americano ou europeu, empresas que querem vender só tem uma alternativa, encontrar a melhor, ou menos pior, solução para conseguir entregar o preço certo para o cliente certo, ser competitivas e ainda não criar passivos tributários que possam colocar em risco a sobrevivência de longo prazo da própria empresa. Simples!

E quando falamos em venda B2B digital, estamos falando basicamente em Self-Service. Ou seja, não existe um vendedor presente com uma planilha ou sistema que vai fazendo o cálculo e apresentando para o cliente. Ou pior, que tira o pedido sem ter na hora o valor final, que só vai ser conhecido quando der entrada no ERP e este emitir a Nota Fiscal.

Na venda digital normalmente precisamos entregar o valor final para o cliente B2B, principalmente quando envolver pagamentos pré ou online, como Pix, Boleto antecipado e cartão de crédito.

Em alguns cenários, o cliente só precisa do valor final do pedido para tomar sua decisão de compra, já em outros ele precisa conhecer todos os impostos para tomar sua decisão de venda, por conta de crédito de ICM que ele terá no pedido.

Então, em vendas B2B de forma online, é essencial que este problema seja endereçado.

Normalmente, temos 4 grandes estratégias para resolver este problema:

1 – Embutir os Impostos nas tabelas de preços dos produtos

Esta é a solução mais simples. Os impostos já são calculados e embutidos no valor do produto, num formato similar ao que ocorre hoje na venda B2C.

Porém, no B2B, o imposto varia por estado de origem e destino, além de outras variáveis. Isso se resolve com uma modelagem de tabelas de preços e perfis de clientes. Os produtos precisam agora ser precificados em tabelas por região de destino para que o ICM/ST correto seja previamente calculado e já embutido na tabela de preços considerando o estado de destino.

Desta forma, quando um cliente B2B, por exemplo de Minas Gerais, se logar na plataforma de e-Commerce B2B, ela identifica seu perfil e já carrega a tabela de preços correta para Minas, que já tem todos os impostos previamente calculados e embutidos.

Vantagens:

Normalmente é o modelo mais rápido para se implantar um portal de venda B2B

Integração entre ERP e Plataforma B2B é mais simples, pois apenas APIs de integração de tabelas de preços são necessárias

Plataforma B2B pode operar 100% independente na navegação e carrinho de compras, pois a precificação já está toda carregada

Centralização da regra de cálculo de impostos no ERP

Desvantagens:

Volume de tabelas de preços pode crescer, principalmente se a empresa tiver vários CDs de origens e outros parâmetros como clientes com isenções especiais ou regras fiscais específicas. Se a empresa ainda tiver muitos produtos, a combinação entre produtos e tabelas de preços pode chegar em volumes impraticáveis

Processamento para gerar as tabelas pode ser bastante intensivo, ainda mais em cenários de constante mudanças de preços ou alíquotas

Não funciona quando o cliente precisa visualizar os impostos de cada produto para tomar a decisão de compra.

2 – Plataforma B2B usar uma API fiscal do ERP

Neste formato, o cálculo fiscal é feito pelo ERP que disponibiliza uma API fiscal para a Plataforma B2B chamar e fazer o cálculo dos impostos em tempo real. Normalmente este cálculo é feito no carrinho de compras, quando já temos o cliente devidamente logado e seu perfil carregado. Com o cliente logado, sabemos seu CNPJ e estado de destino dos produtos. No carrinho de compras, temos os produtos selecionados, com descontos aplicados e o custo de frete, caso exista, calculado. Esta informação de clientes, produtos, descontos e frete é então enviada para a API fiscal do ERP, que faz todo o cálculo fiscal deste pedido e devolve para a Plataforma B2B, que então exibe para o cliente em tempo real.

Em geral é o modelo que eu mais gosto de trabalhar e que historicamente funciona melhor nos projetos que implementamos.

Plataformas de e-Commerce que são focadas em B2B devem possuir tanto uma estrutura de classificação de perfis de clientes quanto já estar preparadas para trabalhar com impostos por pedidos, uma vez que o cálculo é só parte da tarefa, mas os impostos precisam ser armazenados e exibidos no carrinho, nos pedido fechado, no histórico de pedidos e no módulo administrativo da plataforma.

Vantagens:

Minimiza erros, pois o cálculo fiscal é o mesmo que a empresa inteira já usa

Centralização, todo o cálculo é feito pelo ERP, o que garante que qualquer mudança de regras ou alíquotas seja feita e homologada num único sistema

Desvantagens:

Caso o ERP ainda não tenha esta API, ela precisa ser desenvolvida e testada e vira parte do projeto de implantação do e-Commerce B2B

A API pode ser um ponto de gargalo no checkout do e-Commerce B2B, uma vez que erros ou lentidão nela irão afetar o fechamento do pedido

3 – Usar uma empresa de motor fiscal

Existem diversas empresas no mercado atualmente especializadas em cálculo fiscal, como Avalara e TaxWeb. São empresas que possuem times dedicados e sistemas avançados para tratar toda a lógica fiscal.

Do lado da Plataforma de e-Commerce B2B, este modelo é basicamente o mesmo do anterior, a diferença é que em vez de chamar uma API fiscal do ERP, será chamada uma API destas empresas.

Vantagens:

Terceirizar a API e cálculos fiscais com uma empresa terceirizada e especialista neste assunto

Centralização, uma vez que todos os cálculos, do ERP inclusive, sejam migrados para este motor fiscal externo

Menor risco de impacto no projeto pois não irá envolver timos de TI internos ou do ERP

Como são empresas especialistas, questões como segurança e performance são bem resolvidas

Desvantagens:

Se o ERP não migrar seu cálculo fiscal para este motor externo, ainda existirão 2 sistemas diferentes fazendo o cálculo, e podem ocorrer divergêcias

Custos adicionais de operação no projeto

4 – Implementar o motor fiscal na Plataforma B2B

Nesta abordagem, todo o cálculo fiscal é desenvolvido dentro da Plataforma B2B, que recebe os parâmetros fiscais de cada produto, normalmente do ERP. No carrinho de compras é feito então o cálculo fiscal usando esta parametrização de cada produto e exibido ao cliente.

Este é o modelo que eu menos recomendo. Já fizemos isso em vários clientes, por diversos motivos e limitações, porém a longo prazo é com certeza a solução mais cara de desenvolver e manter.

Vantagens:

Plataforma B2B pode operar 100% independente na navegação e carrinho de compras, pois já tem carregada os parâmetros e o cálculo fiscal é feito nela

O impacto no ERP é baixo, pois ele só precisa exportar mais informações de produtos.

Em cenários de baixa complexidade, este modelo pode funcionar bem

Desvantagens:

Motor de cálculo fiscal é duplicado em mais de um lugar, no ERP e na Plataforma. Ou seja, qualquer mudança de regra precisa ser implementada, testada e homologada em ambos sistemas

O volume de parâmetros fiscais para cada produto pode acabar crescendo muito, pois precisa levar em conta as configurações para cada estado, tipo de cliente, etc

Necessidade de desenvolver uma API específica para integrar os parâmetros fiscais dos produtos

Conclusão

Como tudo na vida, não tem uma solução mágica que funcione pra tudo. Diferentes cenários podem levar a soluções mais ou menos ideais e eficientes. O importante é que a análise e escolha seja tomada por um time interdisciplinar que envolve a área comercial, fiscal e TI.